ברוכים הבאים ל-QuoteMaster!

לאחר שמנהל החברה יצר עבורך חשבון, תקבל שם משתמש וסיסמה. גש לכתובת המערכת בדפדפן והזן את הפרטים שקיבלת.

בכניסה הראשונה, ייתכן שתתבקש לשנות את הסיסמה לסיסמה אישית. בחר סיסמה חזקה שתזכור בקלות -- מומלץ לפחות 8 תווים עם אותיות ומספרים.

אם שכחת את הסיסמה, פנה למנהל החברה שלך לצורך איפוס. רק למנהלים יש אפשרות לאפס סיסמאות של משתמשים אחרים.

המערכת תומכת בכל הדפדפנים המודרניים -- Chrome, Firefox, Edge ו-Safari. מומלץ להשתמש בגרסה העדכנית ביותר של הדפדפן לחוויה הטובה ביותר.

לאחר הכניסה תגיע למסך הראשי של המערכת. זהו מרכז העבודה שלך. המסך מחולק לשני חלקים עיקריים:

• צד ימין -- קטלוג המוצרים: כאן תמצא את כל המוצרים, מאורגנים בלשוניות לפי קטגוריות ותתי-קטגוריות. הקטגוריות מותאמות לחברה שלך -- תראה רק את המוצרים הרלוונטיים לתחום העבודה שלך.

• צד שמאל -- פאנל ההצעה: כאן נאספים המוצרים שבחרת, ותוכל לראות את הסכום המצטבר בזמן אמת. הפאנל מאפשר גם עריכת כמויות, מחירים, הוספת הערות ועוד.

בסרגל העליון תמצא את תפריט הניווט הראשי -- גישה מהירה להצעות שמורות, ניהול לקוחות, הגדרות ועוד. הכפתורים שתראה תלויים בתפקיד שלך במערכת (מנהל, איש מכירות וכו').

ניתן למצוא מוצרים בשתי דרכים עיקריות:

• לפי קטגוריה: לחיצה על הלשוניות בראש הקטלוג תסנן את המוצרים. ניתן גם לבחור תת-קטגוריה לצמצום נוסף של התוצאות.

• חיפוש חופשי: הקלידו שם מוצר, מק"ט, מותג, דגם או כל מילת מפתח בשדה החיפוש ותקבלו תוצאות מיידיות תוך כדי הקלדה. החיפוש עובד על כל השדות של המוצר -- שם, תיאור, מק"ט, מותג ועוד.

החיפוש מתעדכן אוטומטית תוך כדי הקלדה -- אין צורך ללחוץ Enter. ברגע שתפסיקו להקליד, התוצאות יופיעו מיד.

לחצו על מוצר בקטלוג כדי להוסיף אותו להצעת המחיר. לאחר הלחיצה תתבקשו לבחור כמות, ואפשר גם להוסיף מיקום התקנה (למשל: "סלון", "חדר שינה הורים", "מטבח").

המוצר יופיע בפאנל ההצעה בצד שמאל, ותוכלו להוסיף מוצרים נוספים מהקטלוג. ניתן גם לשנות כמויות ישירות מפאנל ההצעה, או להסיר פריטים בלחיצה על כפתור המחיקה.

הסכום הכולל מתעדכן בזמן אמת בתחתית הפאנל -- כך תוכלו לעקוב אחרי העלות הכוללת של ההצעה תוך כדי בנייתה.

ניתן לארגן את ההצעה באמצעות כותרות (Section Headers) שמחלקות את המוצרים לקבוצות לוגיות. לדוגמה: "סלון", "חדר שינה הורים", "מטבח", "קומה ב'" וכדומה.

הכותרות מופיעות בהצעה הסופית ועוזרות ללקוח להבין בדיוק מה מיועד לכל אזור. זה נותן מראה מקצועי ומאורגן להצעת המחיר.

ניתן לגרור ולסדר מחדש פריטים וכותרות בקלות -- פשוט אחזו בפריט וגררו אותו למיקום הרצוי. כל כותרת יכולה להכיל מספר פריטים בלתי מוגבל.

כל כותרת מציגה סיכום ביניים אוטומטי של הסכום עבור הפריטים שתחתיה -- כך הלקוח רואה כמה עולה כל אזור בנפרד.

לפני שמירת ההצעה, יש למלא את פרטי הלקוח והפרויקט. פרטים אלו יופיעו על ההצעה הסופית שתישלח ללקוח:

• שם הלקוח * -- השם המלא שיופיע על הצעת המחיר. ניתן לבחור לקוח קיים מרשימת הלקוחות או להקליד שם חדש.

• טלפון -- מספר טלפון ליצירת קשר

• אימייל -- כתובת המייל לשליחת ההצעה

• שם הפרויקט * -- לזיהוי קל בעתיד (למשל: "דירת 4 חדרים, רח' הרצל 15, ת"א")

• הערות להצעה -- מידע נוסף שחשוב לציין, כגון: תנאי אחריות, זמן אספקה, הערות מיוחדות

שדות עם כוכבית (*) הם שדות חובה -- לא תוכל לשמור את ההצעה בלעדיהם.

ניתן להעניק הנחה ללקוח עד לאחוז המקסימלי שהחברה שלך הגדירה. ההנחה מחושבת אוטומטית ומוצגת בסיכום ההצעה.

גרור את המחוון או הקלד אחוז הנחה ידנית. המערכת תעדכן את הסכום הסופי בזמן אמת -- תוכל לראות מיד כמה הלקוח ישלם אחרי ההנחה.

ההנחה מחושבת על סכום ההצעה הכולל (לפני מע"מ). הסכום הסופי כולל מע"מ ומוצג בצורה ברורה בתחתית ההצעה.

אחוז ההנחה המקסימלי נקבע על ידי מנהל החברה. אם אתה צריך הנחה גדולה יותר מהמקסימום -- פנה למנהל לקבלת אישור.

לאחר בניית ההצעה, לחץ "שמור" כדי לשמור אותה בשרת. ההצעה תקבל מספר סידורי ייחודי (למשל: QM-2026-0142) ותופיע ברשימת ההצעות השמורות.

ניתן לצפות בתצוגה מקדימה של ההצעה כמסמך PDF מקצועי -- עם הלוגו של החברה, טבלת מוצרים מסודרת, פרטי לקוח, הערות וסכום סופי. בדקו שהכל נכון לפני השליחה ללקוח!

ניתן גם להדפיס את ההצעה ישירות מהתצוגה המקדימה, או להוריד אותה כקובץ PDF לשמירה במחשב.

ניתן לשמור הצעה כתבנית לשימוש חוזר. זה שימושי כשיש לך סוג הצעה שחוזר על עצמו -- למשל "חבילת מיזוג בסיסית" או "התקנה סטנדרטית לדירת 4 חדרים".

לחץ "שמור תבנית" בסרגל הפעולות, תן שם לתבנית ושמור. בפעם הבאה תוכל לטעון אותה בלחיצה על "טען תבנית" ולקבל הצעה מוכנה עם כל המוצרים, הכמויות והכותרות -- חיסכון אדיר בזמן!

לאחר שמירת ההצעה, ניתן לשלוח אותה ללקוח לחתימה דיגיטלית. זהו תהליך פשוט ונוח שמאפשר ללקוח לאשר את ההצעה ישירות מהדפדפן, בלי להדפיס, לחתום ידנית ולסרוק.

איך זה עובד:

• הזן את כתובת האימייל של הלקוח

• הוסף הודעה אישית אם תרצה (מומלץ!)

• לחץ "שלח" -- הלקוח יקבל מייל עם קישור

• הלקוח לוחץ על הקישור, צופה בהצעה, וחותם דיגיטלית

• אתה מקבל התראה מיידית כשהלקוח חותם

החתימה הדיגיטלית מתבצעת ישירות בדפדפן של הלקוח -- ללא צורך בהתקנת תוכנה. הלקוח יכול לחתום מהמחשב, מהטאבלט או מהטלפון הנייד.

כאשר הלקוח חותם על ההצעה, מתרחשים מספר דברים:

• התראה במערכת -- תקבל התראה מיידית שההצעה נחתמה

• שינוי סטטוס -- ההצעה מסומנת בסטטוס "חתומה" ומוצגת בצבע ירוק

• שמירה אוטומטית -- ההצעה החתומה נשמרת אוטומטית במערכת, כולל תמונת החתימה

• תיעוד מלא -- החתימה הדיגיטלית מתועדת עם תאריך, שעה וכתובת IP מדויקים

ניתן לצפות במסמך החתום בכל עת, להוריד אותו כ-PDF או להדפיס אותו. ההצעה החתומה מהווה מסמך מחייב עם תוקף משפטי.

כל ההצעות שיצרת נשמרות ונגישות מעמוד "הצעות". זהו מרכז הניהול של כל ההצעות שלך -- מכאן תוכל לנהל את כל מחזור החיים של ההצעה.

ניתן לסנן הצעות לפי סטטוס:

• טיוטה -- הצעה שנשמרה אך לא נשלחה עדיין

• נשלחה -- הצעה שנשלחה ללקוח וממתינה לתגובה

• חתומה -- הצעה שנחתמה על ידי הלקוח

• נדחתה -- הצעה שהלקוח דחה

ניתן גם לחפש לפי שם לקוח, מספר הצעה או שם פרויקט, ולבצע פעולות נוספות על כל הצעה.

תכונת שכפול הצעה מאפשרת ליצור הצעה חדשה על בסיס הצעה קיימת -- חוסכת זמן רב כשיש לקוחות עם צרכים דומים.

המערכת שומרת היסטוריה מלאה של כל שינוי שנעשה בהצעה. זהו כלי חשוב לשקיפות, מעקב ובקרה -- במיוחד כשכמה אנשי צוות עובדים על אותה הצעה.

בכל עת ניתן:

• לצפות בגרסאות קודמות של ההצעה

• לראות מי ביצע את השינוי ומתי

• להשוות בין גרסאות לזיהוי ההבדלים

• לשחזר גרסה קודמת אם נפלה טעות

כל שינוי נרשם אוטומטית -- אין צורך לשמור גרסאות ידנית. המערכת דואגת לתעד כל פעולה.

לאחר אישור ההצעה על ידי הלקוח, ניתן להפיק מסמך אישור ציוד. זהו מסמך טכני המפרט את כל הציוד שנדרש להתקנה -- שימושי מאוד להזמנת ציוד מהספק ולתיעוד מול הלקוח.

מסמך אישור הציוד כולל:

• רשימת ציוד מלאה -- כל המוצרים עם דגמים, מק"טים וכמויות

• מיקומי התקנה -- איפה כל יחידה מותקנת

• פרטי הלקוח -- שם, כתובת ופרטי הפרויקט

• שדות חתימה -- חתימת הלקוח וחתימת הטכנאי

ניתן לצפות, להדפיס ולהוריד את מסמך אישור הציוד ישירות מהמערכת כ-PDF.

מסך ניהול לקוחות מאפשר ליצור, לערוך ולנהל את כל הלקוחות שלך במקום אחד. כל לקוח כולל:

• שם מלא -- שם הלקוח או שם העסק

• פרטי קשר -- טלפון, אימייל, טלפון נייד

• כתובת -- כתובת מלאה כולל עיר ומיקוד

• מידע נוסף -- הערות, מספר ח.פ., תנאי תשלום מועדפים

בעת יצירת הצעה חדשה, תוכל לבחור לקוח קיים מהרשימה כדי לחסוך זמן -- כל הפרטים ימולאו אוטומטית. ניתן גם לראות את כל ההצעות שנשלחו ללקוח מסוים.

מנהלי חברה יכולים ליצור ולנהל משתמשים במערכת. לכל משתמש מוגדרים:

• שם מלא -- שם ושם משפחה

• שם משתמש -- לכניסה למערכת (ייחודי)

• סיסמה -- סיסמה ראשונית שהמשתמש ישנה בכניסה הראשונה

• תפקיד -- מנהל, איש מכירות, צופה וכו' (קובע הרשאות)

• אימייל -- לקבלת התראות ועדכונים

ניתן גם לאפס סיסמאות, לשנות תפקידים ולהשבית משתמשים שעזבו את הצוות ללא מחיקת הנתונים שלהם.

מסך ניהול קטגוריות מאפשר לבנות את מבנה הקטלוג שלך. הקטלוג בנוי בצורה היררכית:

• קטגוריות ראשיות -- למשל: "מזגנים", "תנורים", "מאווררים"

• תתי-קטגוריות -- למשל תחת "מזגנים": "מזגנים עיליים", "מזגנים נייחים", "מיני מרכזי"

• מוצרים -- הפריטים עצמם, כולל שם, מק"ט, מחיר, תיאור ומותג

המבנה ההיררכי עוזר למשתמשים למצוא מוצרים במהירות ובנוחות. ניתן להוסיף, לערוך ולמחוק קטגוריות ומוצרים, ולשנות את סדר התצוגה שלהם.

עדכון מחירים בקטלוג ישפיע על כל ההצעות החדשות. הצעות קיימות שנשמרו עם מחיר ישן לא יושפעו.

מסך הגדרות חברה מאפשר למנהלים לקבוע את פרטי החברה שיופיעו על הצעות המחיר ועל כל מסמך שנוצר במערכת.

ניתן להגדיר:

• פרטי חברה -- שם, כתובת, טלפון, אימייל, מספר ח.פ./ע.מ.

• לוגו -- לוגו החברה שיופיע על כל ההצעות (מומלץ 300x100 פיקסלים לפחות)

• אחוז הנחה מקסימלי -- המגבלה העליונה להנחות שמשתמשים יכולים לתת

• תנאי תשלום -- תנאים שיופיעו בתחתית כל הצעה

• תוקף הצעות -- מספר הימים שההצעה תקפה (ברירת מחדל)

• הערות קבועות -- טקסט קבוע שיופיע בכל הצעה

שינויים בהגדרות ישפיעו על כל ההצעות החדשות. הצעות שנשמרו כבר לא יושפעו.

המערכת תומכת במספר תפקידים, כאשר כל תפקיד מעניק הרשאות שונות. הנה סיכום ההרשאות לפי תפקיד:

מנהל חברה -- גישה מלאה לכל הפונקציות. יכול לנהל משתמשים, קטגוריות, מוצרים, הגדרות חברה וכמובן ליצור ולנהל הצעות. רואה את ההצעות של כל המשתמשים בחברה.

איש מכירות -- יכול ליצור, לערוך ולשלוח הצעות מחיר. רואה רק את ההצעות שלו. יכול לנהל לקוחות אבל לא יכול לשנות קטגוריות, מוצרים או הגדרות חברה.

צופה -- יכול לצפות בהצעות אך לא ליצור או לערוך. שימושי למנהלים בכירים שרוצים לעקוב ללא לבצע פעולות.

ריכזנו כאן תשובות לשאלות הנפוצות ביותר. אם לא מצאת תשובה -- פנה אלינו דרך עמוד העזרה והתמיכה.

נתקלת בבעיה? יש לך שאלה? אנחנו כאן בשבילך! ניתן ליצור קשר בכל אחת מהדרכים הבאות: